Pedro Antunes, consultor de Value Added Partners, dramatiza sobre el envolvimiento de los miembros de la organización con esta herramienta que uniformiza los procesos operacionales.
Los Sistemas de Gestión de Calidad (SGC) son un apoyo a la gestión de la empresa, que ponen a disposición herramientas que buscan la organización, sistematización y uniformización de los procesos operacionales, a nivel de los recursos humanos, físicos (equipos e infraestruturas) y documentales. Ahora, la eficacia y eficiencia de los procesos deben estar en constante mejoría continua, siguiendo la metodología PDCA (“Plan;Do; Check; Act”), para responder a las necesidades y expectativas de los clientes y para asegurar una evolución dinámica del SGC.
Pedro Antunes, consultor de sistemas de gestión organizacional de Value Added Partners, señala que entre las grandes dificultades en la implementación de un SGC está la falta de formación y conocimiento de los colaboradores acerca de sus principios, objetivos y valores agregados. “Este hecho, la mayoría de las veces, los remite a un rechazo continuo y creciente de las prácticas inherentes a un SGC, que se pretenden implementar, prefiriendo mantener las prácticas que siempre realizaron”.
Otro factor relevante en la implementación de un SGC resulta de la relación que el consultor logra crear con todos los miembros de la organización, desde los gestores hasta los empleados operacionales, que ayudará a que todos sientan que contribuirán a la construcción del sistema. Transmitir esas prácticas como “algo creado a la imagen de cada una de las actividades desarrolladas por cada uno, en las funciones que le competen en la organización, es fundamental para el éxito de la implementación de un SGC”, sustenta Pedro Antunes, aconsejando que se sigan estos cuatro pasos.
Soluciones
1.Verificar el tipo de organización e identificar el árbol jerárquico de la empresa, nivel de formación de los trabajadores y gestor de la empresa, y apuntar los procesos que van a constituir el SGC.
2. Analizar las prácticas existentes en la organización y validar que no choquen con requisitos del SGC; escuchar al colaborador ligado al procedimiento a reformular. Los cambios se le deben demostrar de acuerdo con los requisitos de la norma. El consultor debe crear empatía para que exista empeño en la acción.
3. Después de implementar los procesos o instrucciones de trabajo, debe acompañar al colaborador bajo una óptica “saber hacer”, para que se sienta seguro y familiarizado con prácticas y registros inherentes al SGC. El gestor de la empresa, responsable máximo del SGC, debe demostrar empeño en la
implementación.
4. Crear indicadores y metas de monitorización mensurables y perceptibles para los colaboradores. El sistema documental debe ser simple para desburocratizar el SGC. Funciones, mapa jerárquico y responsabilidades deben también ser claros.
António Larguesa
Jornal de Negócios
24/06/2014